看似平凡無奇的電子郵件服務，在行動化趨勢之下，對企業營運至關重要，不管對內或對外，都是賴以傳遞訊息的關鍵通道，甚至能加速商務溝通效率，一旦信箱塞爆而無法正常收發信件，很可能因此錯失商機。擁有四千名員工的研華科技，在評估若干雲端郵件解決方案後，決定導入Office 365 雲端服務，員工電子信箱容量擴增500倍，解決信箱經常塞爆的問題，讓郵件暢通無虞，同時也強化了行動辦公的效益。
Office 365提供50 GB超大容量 解決企業電子郵件塞爆問題
根據國際市調研究機構Gartner指出 ，電子郵件往往是企業決定是否遷移至雲端辦公系統的關鍵因素，更預估到2017年底，將有三分之一的企業電子郵件帳戶以雲端科技或Saas (軟體即服務模式) 為基礎。
研華科技因應雲端運算與物聯網 (IoT) 世代來臨，全力發展整合型IoT解決方案。研華科技在此重要轉型時刻，面對遍及全球90餘個據點的內部同仁、外部夥伴或客戶，希望郵件訊息的傳遞能夠快速且即時，也期望善用行動熱潮以加速商務溝通效率，因此積極尋找可安全、穩定、順暢的電子郵件系統。
研華科技過去以Exchange 2007作為全球逾4千名人員的郵件服務樞紐，然受制於儲存空間，每人僅有100至500MB信箱容量，倘若員工疏於維護個人信箱，即可能因容量不足，導致信箱塞爆而無法正常收發信件，影響工作效益。研華科技曾經嘗試引進不同的郵件服務，然而因其和Office 文件存在相容性的問題，不僅與使用者的習慣格格不入，且和既有系統沒辦法整合，造成IT人員無法有效控管，故不符合研華科技的期待。經過公司資訊團隊謹慎評估後，確認Office 365雲端服務無論在使用者介面的契合度，以及建置成本的合理性都能滿足公司需求，因而研華科技決定導入Office 365。
「相較於現在個人信箱僅止於100~500MB容量，Office 365所提供的50GB空間，足足大上500多倍，相當誘人；若由研華科技自行將3000名使用者的信箱容量提升到跟Office 365一樣50GB大，恐需花費上千萬的硬體建置成本。」研華科技資訊處經理林信宏進一步指出：「另一方面，使用者無需時時刻刻費心維護個人信箱，尤其對於出差在外的同仁，更可免除信箱突然塞爆之苦，不需緊急向資訊處越洋求救，也連帶減輕了IT人員的負擔。」此外，若有同仁不慎誤刪重要信件，IT人員便須責無旁貸將信件救回，耗時費力，如今Office 365為每位使用者提供30GB容量的資源回收區，不需假手IT人員，使用者即可自行救回誤刪的郵件。
Office 365符合行動工作潮 郵件雲端化降低IT支出與人員負擔
Gartner預估，現今一般知識工作者一週內最多會利用四種裝置 (包括手機、平板、個人與公司電腦等） 存取公司的辦公室系統，而此狀況更將促使部分企業移轉至雲端辦公室系統，以減輕在軟體安裝、維護及升級企業辦公室軟體的IT負擔；轉移至雲端後，公司僅需根據單一使用者而非裝置數量來授權，進而節省可觀的成本。研華科技在今年逐步導入Office 365後，員工除了得以擺脫信箱容量大小之束縛，更可隨時隨地藉由行動裝置存取信件，不再漏接重要訊息。
「Office 365取得 ISO27001 資安認證，通過 CSA (雲端資安聯盟) 所提出之雲端控管矩陣 CCM 98 項評估標準，完整符合國際安全法規與隱私權保護標準，此外，還提供異地備援服務和99.9%安全性的SLA保證，讓企業安心將運行核心系統移轉至雲端。」台灣微軟資訊工作者事業部副總經理張恩言表示：「Office 365的Exchange Online擁有業界最大50 GB郵件容量，只要透過瀏覽器就能隨時隨地收發信件，讓員工將行動辦公效益發揮到極致，發揮台灣企業『打拼』的精神。」
由於研華科技員工人數眾多，且營運據點散居世界各地，因此決定自今年初分為三階段導入，並以3,000位使用者為訂閱基礎。林信宏接著指出，透過微軟Premier Support團隊的支援，能夠及時到府解決研華科技在移轉上遇到的相關問題，專案得以平順推展，採用Office 365的成效也已於公司內部逐漸展現，其中除了行動力的提升之外，公司也因改採網際網路存取郵件，使企業內網頻寬獲得紓解，有利於提升ERP、CRM或VoIP等關鍵應用的運行效率。此外，Office 365減輕了公司在維護IT的負擔，IT人員因此可專注於善加規劃資訊應用架構的優化之道，進而能夠對公司產生更大的貢獻。
